Envanter defteri işe başlangıç tarihinde ve başlangıçtan hesap dönemlerinde çıkarılan bilançolar ve envanterin tutulduğu defterdir. Bu defterde alacaklar, borçlar ve varlıkların değer ve miktarları hesaplanır. Bu değerler deftere teker teker kaydedilir, defter ciltlidir ve sıra numaralıdır.
Envanter defteri için hesap dönemi maksimum on iki aydır. Vergi Usul Kanununu hükümleri uyarınca hesap döneminin bitişini takip eden üç ay içerisinde hesaplar deftere kaydedilir. Envanter defteri olarak müteharrik yapraklı defter tercih edilebilir.
Envanter defteri tutulurken dikkat edilmesi gereken kurallar
Defterin dili Türkçe ve kayıtlardaki para birimi Türk lirası olmalıdır. Ancak defterde Türkçe kayıt olması durumunda deftere diğer dillerde kayıt da yapılabilmektedir. Yani Türkçe kaydın yanı sıra İngilizce gibi diğer dillerde de kayıt yapabilirsiniz. Önemli olan, defterde Türkçe kaydın mevcut olmasıdır.
Defterlerde karışıklığa mahal vermemek adına açıklığa da önem verilmesi gerekmektedir. Bu yüzden kısaltmaların, harflerin, sembollerin ve başka işaretlerin kullanılması halinde bunların anlamının açık bir şekilde belirtilmesi lazımdır. Aksi takdirde kayıtlar anlaşılmaz hale gelebilir ve denetim gibi durumlarda zorluklar çıkabilir.
Peki, varsayalım ki yanlış kayıt yapıldı. Bu durumda izlenmesi gereken adımlar nelerdir?
Bir kere hatayı düzeltmek için karalama yapılmamalıdır. Eski kayıtları kapatacak türden değişiklikler yapılmamalıdır. Bu kayıtların üstü çizilemez ve kayıtlar değiştirilemez. Yapılan hatalar muhasebe kaideleri çerçevesinde tespit edilip düzeltilmelidir.
Bir diğer önemli husus defter kaydının nizami bir şekilde yapılmasıdır. Zaman açısından aksama olmamalı ve kayıtlar en fazla 10 gün içinde
gerçekleştirilmelidir, defter düzenli bir şekilde tutulmalıdır. Kayıtlarda eksik ya da fazla bulunmamalıdır. Kayıtlar boşluksuz bir şekilde yapılmalıdır. Defterin düzenli olması gerektiği için sayfalar çıkabilen şekildeyse sayfa sırasının bozulmaması gerekmektedir. Ayrıca ciltli defterlerin sayfaları da koparılmamalıdır. Defterler elden geldiğince hasarsız tutulmalıdır.
Envanter defteri tutmaya başlamak
Envanter defterleri kullanılmadan önce açılış onayı yaptırma zorunluluğu vardır. Bu onay noterce, her hesap dönemi için yapılmalıdır. Noter bu işlemi yapmak için ticaret sicil tasdiknamesi talep eder. Ticaret şirketleri söz konusuysa ticaret sicil müdürlükleri de bu işlemi gerçekleştirme yetkisine sahiptir.
Açılış onayında bulunması gereken bilgiler:
Açılış onayında gerekli bilgilerin eksiksiz bulunması gerekir. Aksi takdirde çeşitli problemler ortaya çıkabilmektedir. Defter sahibinin adı, ünvanı, iletişim bilgileri açılış onayında kesin olarak bulunmalıdır. İşletmenin faaliyet alanı/sektörü ve merkeziyle ilgili bilginin yanı sıra MERSİS numarası, envanter defterinin hangi türden ve kaç sayfa olduğu gibi bilgiler de olmalıdır. Son olarak defterin hangi hesap döneminde kullanılmasının amaçlandığı, onaylanma tarihi ve onaylayanın resmi mühür ve imzası da açılış onayında mevcut olması gereken bilgiler arasındadır.
Unutulmaması gerekenler
Pek çok resmi belge gibi envanter defterlerinin de talep edilmesi halinde resmi makamlara verilmesi gerektiği için bu defterlerin de sınıflandırılmış bir biçimde envanter defterinde bulunan son kaydın yapıldığı yılın sonundan itibaren on yıl saklanmaları lazımdır. Kaydedilen belgeler bu 10 yıllık süre içerisinde de ulaşılabilir olmalıdır. Açılış onayı gerekmekle beraber envanter defterleri kapanış onayı gerektirmezler ve kalan sayfaların olması durumunda defterin kullanımına devam edilebilir. Öte yandan onay yeniletilirse defter türü değiştirilememektedir.
Envanter defteri konusunda desteğe mi ihtiyacınız var?
Envanter defteri ile ilgili ihtiyacınız olan her türlü destek için 300’ün üstünde iş ortaklığı ile 30 yıldır 100 binden fazla müşteriyle kurumsal süreçlerde çalışmış yerli bir şirket olan Mikro Yazılım’ın hizmetleri hakkında mutlaka bilgi alın.
Mikro Yazılım web tabanlı ön muhasebe çözümü: Bizmu
İşletmenizin muhasebe ihtiyaçları için Mikro Yazılım’ın 30 yıllık deneyimiyle geliştirdiği web tabanlı yeni ön muhasebe çözümü Bizmu ile hemen tanışın!
