Her işletmenin bir karakteri vardır. Karakterinizi ve özgünlüğünüzü müşterilerinize yansıtabileceğiniz alanlardan biri de elbette ki onlara keseceğiniz faturalarınız!
Fatura tasarımı neden önemli?
Profesyonel imajınızı ve kurumsal kimliğinizi net şekilde ifade etmek güvenilir bir firma olduğunuzu göstermenin iyi bir yolu.
Fatura şablonunuzu tasarlarken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği sınırlar içinde kalmak kaydı ile tamamen özgürsünüz. Faturanızın yasallaşması için gerekli olan tüm ibareleri eklemeli, sizin ve müşterinizin bilgileri için gerekli alanı sağlamalısınız.
1- Fatura şablonu oluşturun
Eğer ilk kez fatura tasarımı yapıyorsanız hazır fatura şablonlarından destek alabilirsiniz. Bunlar bir çok firma tarafından kullanılıyor olabilir, özgünlüğünüzü korumak adına direkt olarak bu şablonları kullanmayı değil, örnek almayı tavsiye ediyoruz.
Fatura şablonu hazırlama konusunda dikkat etmeniz gereken noktalardan emin değilseniz doğru yerdesiniz! Yazımızın devamında gerekli tüm detayları bulabilirsiniz.
2- Marka tarzını dahil edin
Birlikte çalıştığınız insanları, firmaları düşünün… Her biri ile ilgili kafanızda oluşmuş fikirler vardır. Bunlar bir insanın konuşma tarzı ve hareketlerini inceleyerek kendimizce yaptığımız çıkarımlar. Peki, bir markanın müşterilerine karşı iyi bir imaj yansıtabilmesinin sırrı ne?
Markayı temsil eden kişilerin hal ve hareketleri bu konuda büyük katkı sağlayacaktır ama çoğu kişinin atladığı bir nokta daha var: Fatura tasarımınız! Müşterilerinize markanızla ilgili en sık verdiğiniz belge olan faturanızda marka tarzınızı yansıtmalısınız.
Çok basit ve herkes tarafından kullanılan bir tasarımı seçmemenizi işte tam olarak bu yüzden tavsiye ediyoruz. Markanızın renk paletini kullanarak ve kişiliğine uygun yazı fontları seçerek özgün bir tasarım yaratabilirsiniz.
3- Doğru yazı tipi ile okunabilir kılın
Marka tarzınızı fatura tasarımınıza entegre ederken özgün olmak önemli fakat okunaklı olmayan bir fatura size çok puan kaybettirebilir.
Okunaklı bir yazı fontu ve uygun bir punto seçmelisiniz. Klasik fontlardan seçmeniz faturanızın özgün olamayacağı anlamına gelmiyor. Burada yaratıcılığı size bırakıyoruz.
4- Şirket ayrıntılarından bahsedin
Özgün ve göze hitap eden bir tasarım yapmanın öneminden bahsediyoruz fakat unutmamanız gereken en önemli nokta elbette ki bir faturada bulunması zorunlu olan elementler:
- Faturayı düzenleyenin adı-soyadı, varsa unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi,
- Müşterinin adı ve soyadı veya varsa unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
- Fatura düzenleme tarihi ve belge numarası,
- Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
- Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi oran ve tutarı,
- GİB üzerinden sorgulanması ve doğrulanması için gereken karekod veya barkod.
Faturanızın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geçerli sayılabilmesi için tüm bu bilgilerin ekleneceği bölümleri tasarımınıza dahil etmeyi unutmayın!
5- Fatura kalemlerinin anlaşılır olmasına özen gösterin
Fatura tasarlama konusunda yazı fontu ve punto büyüklüğü ne kadar önemli ise fatura kalemlerinizi karmaşık yerleştirmemek de o kadar önemli.
Özellikle tek müşteriye birden çok kalem ürün içeren bir fatura kesecekseniz bu noktayı kesinlikle göz önünde bulundurmalısınız. Ürün adı, adeti, birim fiyatı ve toplam fiyat tek bir satırda yer almalı. Ayrıca bu ürünlere uygulayacağınız KDV ve tevkifat oranları için de yer ayırmalısınız.
6- Bakiye bilgisi verin
Düzenli müşterileriniz için faturanıza eklemenizde fayda olan bakiye bilgisi ödemeleri düzenli almanız ve gelir gider takibinizi yapabilmeniz için önemli.
Hem size hem de müşterilerinize kolaylık sağlayacak olan bakiye bilgisi sayesinde müşterileriniz ile eksik kalan veya geciken ödemeler hakkında yapacağınız konuşmaları azaltabilir, zamandan tasarruf ederken enerjinizi işinizi büyütmeye yönlendirebilirsiniz.
Bakiye bilgisinin göze çarpmasını istiyorsanız kalın font ile öne çıkarabilirsiniz.
7- Açıklamalar, tarihler ve ödeme toplamları
Fatura kalemlerinizde açıklama gerektirecek bir iş yürütüyorsanız bu açıklamaları müşterinize birebir yapmak yerine faturanızda bir alan yaratabilirsiniz.
Düzenli müşterilerde olumlu etki oluşturacak bakiye bilgisi gibi tek seferlik veya düzenli müşteri farketmeksizin tüm faturalarınızda son ödeme tarihi ve toplam tutar belirtmeniz açıklayıcı ve yine ödemeleri zamanında almanızı sağlayacak bir kısım olacaktır.
Özellikle birden çok kalemden oluşan faturalarınızda toplam tutarı belirtmeniz yaşanabilecek karışıklıkların önüne geçecektir.
Fatura oluşturma biraz karışık görünse de çoğu şeyi font ve punto ile belirginleştirebilirsiniz! Son ödeme tarihi ve toplam tutarı kalın ve bir miktar daha büyük bir punto ile yazarak dikkat çekici olmasını sağlayabilirsiniz.
8- Ödeme koşullarının belirtilmesi
Faturanın olmazsa olmazlarını eklediniz, toplam tutar ve son ödeme tarihi gibi maddeleri öne çıkardınız. Peki, müşteriniz size ödemeyi nasıl yapacak?
İşlerinizi nakit, eft/havale veya çek ile sürdürüyor olabilirsiniz. Daha hızlı ödeme alma ve nakit akışınızın düzeni için faturalarınızda ödeme koşullarını belirtebilirsiniz.
Faturanın alt kısmına ekleyebileceğiniz bir “Ödeme Bilgisi” başlığı ile genele oranla küçük bir font kullanarak tercih ettiğiniz yöntemi belirtebilirsiniz.
Web tabanlı ön muhasebe programı Bizmu ile siz de e-fatura kolaylığı ile tanışabilir, markanıza özgü fatura tasarımınız ile dünyanın her yerinden, interneti olan her cihazdan e-fatura kesip gönderebilirsiniz!
Dilediğiniz belgeye anında ulaşabileceğiniz, kağıt yığını dolu arşivler yerine internet ortamında kayıt tutabileceğiniz Bizmu ile tanışma zamanı artık gelmedi mi? Hemen 14 günlük deneme sürenizi başlatın, hatasız ve eksiksiz belgeler hazırlamanın kolaylığı ile tanışın!
